Pemahaman Organisasi

MATERI KEORGANISASIAN

Disampaikan Dalam Latihan Dasar Keorganisasian (LDK)

MADRASAH ALIYAH LABOR IAIN STS JAMBI

OLEH : YOPPY WIRA A.S.

(Presiden Mahasiswa Universitas Jambi)

Pemahaman Organisasi

Organisasi merupakan sekelompok orang (dua orang atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Organisasi merupakan kesatuan organ yang terdiri dari organ-organ yang memiliki fungsi khusus yang saling menunjang antara fungsi organ yang satu dengan fungsi organ yang lainnya.

Organisasi merupakan sistem yang dibangun oleh berbagai komponen yang bekerja secara teratur dan saling ketergantungan.

Jika kita mencermati pengertian organisasi di atas, maka ada dua unsur yang menjadi kata kunci, yaitu :

Pertama, unsur kerjasama

Kerjasama dalam organisasi mencerminkan suatu aktivitas/kerja yang dilakukan secara bersama-sama dalam dimensi waktu dan ruang guna mencapai tujuan. Kerjasama mula-mula dibangun dengan pengalokasian sumber-sumber energi yang dimiliki sumberdaya manusia organisasi sehingga organisasi bersifat dinamis (selalu bergerak). Mungkin setiap orang berbeda kecakapan dan keterampilannya, tetapi melalui kerjasama bagaimana antar orang bisa saling mendukung dalam melakukan aktivitas atau kerja. Jadi perbedaan karakteristik personal bukanlah menjadi penghalang dalam menggerakkan organisasi namun perbedaan tersebut justru akan memperkaya organisasi.

Kedua, unsur tujuan

Tujuan organisasi mencerminkan harapan dan cita-cita yang ingin diwujudkan oleh orang-orang yang berorganisasi. Tujuan organisasi biasanya dirumuskan dan berakar dari kebutuhan bersama anggota. Manakala tujuan tersebut sudah dapat dipenuhi maka kehidupan berorganisasi menjadi tidak penting lagi.

Timbul pertanyaan, apakah sebuah organisasi bisa mengalami pergeseran tujuan? Jawaban pertanyaan ini sangat bergantung sekali pada kebutuhan bersama yang dirasakan. Oleh sebab itu kelangsungan sebuah organisasi dapat dikatakan sangat bergantung sekali pada aspek kebutuhan para anggotanya. Kebutuhan inipun bermacam-macam dan harus dapat diidentifikasi satu-persatu.

Di sisi lain, secara umum organisasi meliputi dua unsur penting di antaranya :

1. Unsur struktur organisasi ; yaitu berkenaan dengan jenjang atau level kedudukan dan kekuasaan yang mencerminkan fungsi dan tugas pokok, meliputi :

a. Pengelompokan orang secara formal

b. Digambar dalam bagan organisasi

2. Unsur proses perilaku yaitu aktivitas kehidupan dalam struktur organisasi, meliputi :

1. Komunikasi
2. Pembuatan keputusan
3. Motivasi
4. Kepemimpinan

Prinsip dasar pengelolaan organisasi mengacu pada prinsip pokok dalam manajemen yang selanjutnya akan menjadi bagian-bagian proses dalam rangka pengelolaan organisasi yang meliputi empat komponen, yaitu :

1.       Perencanaan (planning)

2.       Pengorganisasian (organizing)

3.       Menggerakkan (actuating)

4.       Pengawasan (controling)

Keempat komponen tersebut di atas ditopang oleh komponen pengkajian (assesment) yang akan menjadi landasan proses dalam perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan, dan pengawasan.

Bagian Pengkajian

Pengkajian dalam organisasi merupakan upaya menelaah berbagai kondisi yang terkait dengan organisasi baik kondisi internal maupun eketernal. Pentingnya unsur pengkajian dalam organisasi sehingga beberapa organisasi modern telah menempatkan satu bagian dalam struktur organisasi yang melaksanakan tugas-tugas research and development.

Dalam upaya pengkajian organisasi, beberapa komponen yang menjadi fokus telaah di antaranya :

Pertama, telaah masalah dalam organisasi

Masalah dalam organisasi didefinisikan sebagai suatu kondisi tidak ideal dari apa yang diharapkan atau suatu kenyataan yang dihadapi yang berbeda dengan harapan.

Teknik penelaahan masalah bisa dengan penggunaan diagram pohon ataupun diagram ikan. Kedua alat ini sama-sama memberikan gambaran mengenai level dan akar masalah itu sendiri.

Kedua, telaah kebutuhan organisasi

Kebutuhan organisasi adalah segala sesuatu yang dianggap penting keberadaannya untuk menunjang proses pencapaian tujuan organisasi. Secara mendasar kebutuhan organisasi dapat dibagi ke dalam dua level :

1. Kebutuhan dasar organisasi, yaitu kebutuhan untuk mempertahankan kelangsungan organisasi.
2. Kebutuhan pengembangan organisasi, yaitu kebutuhan dalam rangka pengembangan organisasi yang meliputi pengembangan tugas pokok dan fungsi, jaringan kerjasama, dan sebagainya.

Ketiga, penggalian potensi organisasi

Potensi organisasi merupakan modal dasar untuk mempertahankan kelangsungan dan pengembangan organisasi. Oleh karenanya potensi organisasi mestilah dipahami secara cermat untuk dapat diberdayakan dan dikembangkan.

Keempat, analisis aktor dan struktur organisasi

Aktor dalam organisasi terdiri dari para pelaku yang menjalankan tugas pokok dan fungsi organisasi yang terangkum dalam struktur organisasi. Aspek ketepatan penempatan aktor dalam struktur terkait dengan bidang tugas dan kemampuan (skill) menjadi unsur kajian penting dalam proses analisis aktor dan struktur organisasi. Redistribusi aktor untuk tujuan dinamika organisasi merupakan hal yang dianjurkan dalam organisasi.

Kelima, identifikasi fasilitas organisasi

Daya dukung fasilitas dalam organisasi merupakan bagian penting dalam pengelolaan organisasi. Unsur kecakapan dan skill dalam organisasi tidak mungkin dapat diterapkan tanpa dukungan fasilitas organisasi, kalaupun bisa sangat diyakini hasilnya tidak akan mencapai taraf yang maksimal.

Keenam, evaluasi tujuan organisasi

Tujuan organisasi merupakan fondasi dimana organisasi berdiri. Oleh karenanya aspek pencapaian, pengembangan, dan relevansi dengan unsur kekinian (keterpaduan tujuan organisasi dan kebutuhan konstituennya) menjadi penting untuk terus dikaji. Tujuan organisasi bisa saja berubah sewaktu-waktu jika sudah tidak relevan dengan kebutuhan para konstituennya.

Ketujuh, peramalan dunia luar (trend and change)

Langsung atau tidak langsung, organisasi pasti akan dipengaruhi oleh perkembangan dunia luar. Aspek kecenderungan dan perubahan yang terjadi di luar organisasi biasanya memberikan ekses positif maupun negatif bagi kelangsungan dan perkembangan organisasi. Terkait dengan hal ini, kepiawaian pelaku organisasi dalam meramalkan apa yang akan terjadi di dunia luar menjadi bagian yang pokok dalam pengkajian organisasi.

Bagian Perencanaan

Perencanaan dalam organisasi memiliki pengertian suatu upaya merumuskan berbagai tindakan dalam organisasi untuk mempertahankan kelangsungan dan mengembangkan organisasi.

Pokok-pokok perencanaan dalam pengelolaan organisasi meliputi :

Pertama, pemantapan sistem kontrol

Sistem kontrol dalam organisasi merupakan seperangkat instrumen yang berfungsi mengendalikan berbagai aktivitas dan perilaku dalam organisasi yang diwujudkan dalam bentuk aturan-aturan organisasi. Unsur perencanaan terkait dengan sistem kontrol organisasi ini mencakup dua aspek yaitu :

1. Aturan-aturan organisasi
2. Relevansi aturan dengan dinamika organisasi

Kedua, perumusan haluan organisasi

Organisasi didirikan dalam upaya pencapaian suatu tujuan tertentu. Oleh karenanya organisasi dalam pergerakannya mestilah memiliki arah yang jelas yang menjadi pedoman bagi komponen penggerak organisasi. Haluan organisasi secara umum dijabarkan ke dalam dua aspek, yaitu :

1. Garis-garis besar program jangka panjang
2. Garis-garis besar program jangka pendek

Ketiga, penataan hubungan kerja

Mengingat organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang menyelenggarakan berbagai aktivitas, maka diperlukan suatu bentukan tata hubungan antar orang-orang yang berhubungan dengan organisasi baik secara internal maupun eksternal.

Tata hubungan kerja dimaksud biasa dituangkan ke dalam bentuk :

1. Tata kerja intern, yaitu seperangkat mekanisme yang mempolakan hubungan antar orang-orang dalam organisasi.
2. Tata kerja ektern, yaitu seperangkat mekanisme yang mempolakan hubungan orang-orang dalam organisasi dengan para pihak di luar organisasi.

Keempat, pengembangan jaringan komunikasi dan informasi

Upaya memperluas jaringan komunikasi dan informasi merupakan satu hal yang harus dilakukan organisasi untuk dapat berkembang.

Perencanaan pengembangan jaringan komunikasi dan informasi minimal menunjang tiga aspek,  yaitu :

1. Aspek pertukaran informasi
2. Aspek publikasi organisasi
3. Aspek jaringan kerjasama

Bagian Pengorganisasian

Pengorganisasian dalam konsteks pengelolaan organisasi merupakan strategi dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi melalui peletakan fungsi yang spesifik ke setiap organ atau bagian yang membentuk organisasi.

Pengorganisasian ini menjadi dua aspek, yaitu :

1. Pengelompokkan pekerjaan dalam organisasi, yaitu upaya memilah jenis-jenis pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
2. Pendistribusian orang-orang dalam organisasi untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang telah ditetapkan

Bagian Menggerakkan

Menggerakkan komponen pelaku organisasi agar dapat menjalankan fungsinya sesuai dengan yang diharapkan perlu diupayakan sedemikian rupa. Beberapa aspek yang mendorong perwujudan upaya ini didukung oleh adanya :

1. Penataan standar prestasi kerja
2. Pemberian penghargaan atas prestasi yang diraih
3. Pengembangan kapasitas SDM organisasi
4. Pengembangan sistem propaganda dan motivasi

Bagian Pengawasan

Untuk mengetahui tingkat perkembangan organisasi, dalam pengelolaan organisasi penting untuk melakukan pengawasan secara berkala. Pengawasan organisasi pada dasarnya bertujuan mendeteksi berbagai faktor penghambat bagi perkembangan organisasi dan mendeteksi kemajuan yang telah dicapai organisasi, dan memberikan alternatif arah bagi pergerakan organisasi agar tetap dinamis.

Proses pengawasan organisasi dipusatkan pada empat aspek, yaitu :

1. Aspek pencapaian tujuan
2. Manfaat internal dan ekternal
3. Dampak internal dan eksternal
4. Tingkat perkembangan organisasi